Sevkiyat yola çıkmadan önce temel belgelerin hazır ve tutarlı olduğunu kontrol edin. Ticari fatura, çeki listesi ve taşıma belgesi bu listenin başında yer alır. Bu üç belge birbirini doğrulamalı ve aynı bilgileri taşımalıdır.
Faturada alıcı ve satıcı bilgilerinin, ürün tanımının, birim fiyatın ve toplam tutarın doğru yazıldığından emin olun. Teslim şekli ve para birimi de belgede açıkça görünmelidir. Küçük bir yazım hatası bile ilerleyen aşamalarda düzeltme gerektirebilir.
Çeki listesinde koli adedi, brüt ve net ağırlık ve ölçülerin faturayla uyumlu olması gerekir. Paketleme türünü ve işaretlerini de listede belirtmek, fiziki kontrol sırasında kolaylık sağlar.
Ürüne ve ülkeye göre menşe belgesi, uygunluk sertifikası veya sigorta poliçesi de gerekebilir. Hangi ek belgelerin istendiğini sevkiyat planı yapılırken öğrenmek, son anda yaşanabilecek sürprizleri önler.
Belgelerin hem basılı hem dijital kopyasını saklamak, olası eksiklik durumunda hızlı çözüm sağlar. Sevkiyatın seyrini ve belge numaralarını bir tabloda takip etmek de düzenli çalışmayı kolaylaştırır.
Sevkiyatın seyrini ve belge numaralarını bir tabloda takip etmek, düzenli çalışmanın en pratik yoludur. Kontrol listesini her sevkiyat için yeniden kullanmak, tekrar eden hataları önler ve ekip içinde ortak bir çalışma alışkanlığı oluşturur.